Vamos te mostrar os critérios que precisam ser levados em consideração antes de bater o martelo.
O primeiro deles, é:
Coerência com seu tipo de evento:
Se o seu evento é sobre tecnologia, o local em que ele acontece precisa transparecer isso também. O primeiro critério a ser levado em consideração na hora de escolher o local para seu evento é que esse seja coerente com o estilo do seu evento.
Por isso, nossa dica é que você faça uma visita prévia aos locais da sua lista, a fim de ver como eles são em design e estilo com os próprios olhos. Lembre-se: mesmo que você veja fotos do local no site ou nas redes sociais, é importante que você veja também pessoalmente – essa dica vale para todos os critérios que falaremos nesse artigo.
Tamanho:
Para analisar esse critério, o ponto a ser levado em consideração é a quantidade de inscritos que comparecerão ao seu evento. Afinal, é preciso comportar todas as pessoas confortavelmente em seus assentos.
E mais: embora os eventos presenciais já estejam retornando, há medidas que ainda precisam ser tomadas, dentre elas o distanciamento social. Sendo assim, o tamanho do local escolhido precisa ser ainda maior que a quantidade de pessoas inscritas, a fim de que o distanciamento entre os assentos seja respeitado.
Além do salão principal – onde acontecem as palestras e as atrações principais – o local do seu evento ainda precisa contar com espaços de uso comum como sanitários, lanchonete (ou restaurante) e estacionamento.
Acessibilidade:
O lugar escolhido para o seu evento é de fácil acesso ou as pessoas podem ficar facilmente perdidas tentando chegar até lá?
Outro critério a ser seriamente levado em consideração na hora de escolher um local para o seu evento é se ele é acessível ou não. Afinal, não vale a pena promover um evento em que as pessoas precisam se deslocar grandes distâncias para comparecer ou as entradas são inviáveis.
Por isso, dê preferência a locais com pontos de referência fortes e com transporte público próximo. Outros aspectos a serem considerados são um estacionamento acessível e uma entrada para ambulâncias, caso seja necessário.
Burocracia:
Os aspectos burocráticos são extremamente importantes na escolha de um local. Inclusive, uma análise desse aspecto é fundamental para evitar problemas e dor de cabeça, acredite.
Dentro disso, nossas dicas são:
- certifique-se que a documentação do imóvel em que você realizará seu evento está em dia;
- verifique se há permissão legal para a realização do evento no espaço selecionado;
- saiba qual o número máximo de pessoas permitido dentro do local;
- cheque se há alvará de funcionamento do local e se ele está atualizado.
Uma solução eficaz para superar esses desafios é o Riocentro. Podemos simplificar a organização, permitindo um controle preciso sobre inscrições, participações e feedbacks, assegurando que o evento não apenas atinja, mas supere os objetivos da empresa, otimizando recursos e aproveitando dados valiosos para futuras iniciativas.
Portanto, se você está planejando um evento corporativo no Rio de Janeiro e valoriza a comodidade, a versatilidade de espaços, a acessibilidade, a qualidade de hospedagem e um ambiente integrado com a natureza, o Riocentro é uma escolha ideal para atender a essas necessidades.
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